1. Wer sind wir?
Levia („wir“, „unser Service“) ist eine mandantenfähige SaaS-Lösung für das Personalmanagement mit Sitz in Tunis, die sich an den Maghreb (Tunesien, Algerien, Marokko, Libyen) und Frankreich richtet. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist Levia HR (SaaS-Dienst), Tunis, Tunesien.
DSGVO-Kontakt: legal@leviahr.com · Externer Datenschutzbeauftragter: legal@leviahr.com.
2. Welche Daten erheben wir?
2.1 Von der Kundenorganisation bereitgestellte Daten
Wenn eine Organisation Levia abonniert, übermittelt sie uns folgende Daten ihrer Mitarbeiter:
- Identität: Nachname, Vorname, E-Mail, Telefon, Geburtsdatum, Profilfoto (optional), CIN/Reisepass.
- Berufliches Profil: Position, Abteilung, Vorgesetzter, Eintrittsdatum, Vertragsart.
- Lohnabrechnung: Grundgehalt, IBAN, BIC, CNSS/CNAM-Nummer, Anzahl unterhaltsberechtigter Personen, Zulagen, Abzüge. IBAN, BIC und CIN werden in der Datenbank mit AES-256-GCM verschlüsselt.
- Zeiterfassung: Zeitstempel für Kommen/Gehen, Standortdaten (nur mit Einwilligung des Mitarbeiters), Selfies (nur wenn vom Admin aktiviert), biometrische Verweise (keine Templates, siehe §6).
- Urlaub und Abwesenheiten: Arten, Daten, Gründe (optional), auf Anwendungsebene verschlüsselte ärztliche Bescheinigungen (DSGVO Art. 9 · Gesundheitsdaten).
- Leistung und Weiterbildung: Ziele, KRs, Beurteilungen, angegebene Kompetenzen, Schulungsanmeldungen.
2.2 Von Interessenten bereitgestellte Daten (Kontaktformular)
Wenn Sie ein Formular auf unserer Marketing-Website ausfüllen, erheben wir: Name, geschäftliche E-Mail, Telefon (optional), Unternehmen (optional), geschätzte Mitarbeiterzahl, aktuelle Lösung, freie Nachricht, Herkunft der Anfrage. Zur Aufbewahrungsdauer von Leads siehe §10.
2.3 Technische Daten (Logs und Cookies)
- Server-Logs: IP-Adresse, User-Agent, besuchte Seiten, Zeitstempel · 90 Tage aufbewahrt zur Erkennung von Angriffen und zur Fehlerbehebung.
- Sitzungscookies: ein verschlüsseltes Authentifizierungscookie (Better-Auth) zur Aufrechterhaltung der Anmeldung. Unbedingt erforderlich · kein Banner nötig (CNIL).
- Sprach-Cookie (
levia-locale): speichert Ihre Sprachwahl (Französisch, Arabisch, Englisch, Deutsch oder Italienisch). Dauer 1 Jahr. Nicht sensibel. - Keine Tracking-Cookies von Drittanbietern (Google Analytics, Meta Pixel usw.) · siehe Cookie-Richtlinie.
- Herkunft sensibler Aktionen: Für jede datenändernde Aktion eines angemeldeten Benutzers speichert das Audit-Log der Organisation die gekürzte IP-Adresse (letztes Oktett maskiert), die Gerätefamilie (zum Beispiel „Chrome unter Windows“) und einen Sitzungsverweis. Diese Informationen dienen dazu, eine Aktion bei einem Sicherheitsvorfall zuzuordnen · sie werden für die Aufbewahrungsdauer des Audit-Logs der Organisation gespeichert.
3. Warum verarbeiten wir diese Daten?
Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO:
- Vertragserfüllung (Art. 6.1.b): Bereitstellung des von der Organisation abonnierten Levia-Service. Der Großteil der Verarbeitung fällt hierunter.
- Rechtliche Verpflichtung (Art. 6.1.c): Erstellung von Gehaltsabrechnungen, CNSS/DSN-Meldungen, Aufbewahrung von Arbeitsverträgen.
- Berechtigtes Interesse (Art. 6.1.f): Sicherheit des Service, Betrugsprävention (bei der Zeiterfassung), anonymisierte Produktverbesserung.
- Ausdrückliche Einwilligung (Art. 6.1.a + Art. 9): biometrische Daten, Gesundheitsdaten (Krankmeldungen, ärztliche Bescheinigungen), Standortdaten der Mitarbeiter.
4. Wer hat Zugriff auf Ihre Daten?
- Der Mitarbeiter selbst: seine eigenen Daten über seinen Bereich.
- Sein direkter Vorgesetzter: für die Führung erforderliche Daten (Anwesenheit, Urlaub, Leistung).
- Die HR/ORG-Administratoren seiner Organisation: vollständiger Zugriff auf die HR-Daten der Organisation.
- Das Levia-Team: streng begrenzter Zugriff für Support-Ingenieure, nur auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden (Zugriffsverfahren über ein unterzeichnetes Ticket). Alle Zugriffe werden protokolliert.
- Unterauftragsverarbeiter: siehe §5.
Die Daten werden zu kommerziellen Zwecken niemals an Dritte verkauft, vermietet oder weitergegeben.
5. Unterauftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO)
| Unterauftragsverarbeiter | Rolle | Standort | Konformität |
|---|---|---|---|
| Vercel Inc. | Hosting der Anwendung und Speicherung angehängter Dateien | Europäische Union (Irland, Dublin) · US-Unternehmen (SCC) | AVV · ISO 27001 · SOC 2 |
| Supabase | Postgres-Datenbank | eu-west-1 (Irland) · US-Unternehmen (SCC) | AVV · SOC 2 Type II |
| OVH | Domainname und geschäftliche E-Mail | Frankreich (Europäische Union) | AVV · ISO 27001 |
| Resend | Versand transaktionaler E-Mails und Empfang von Exporten des Zeiterfassungsterminals (ZKBio), sofern das Unternehmen dies aktiviert · empfangene E-Mails werden dort 30 Tage aufbewahrt | Vereinigte Staaten (SCC) | AVV |
| Stripe | Abrechnung (zahlende Kunden) | Irland | AVV · PCI-DSS Level 1 |
| xAI (Grok) oder Anthropic, je nach Konfiguration (KI-Assistent) | KI-Assistent (optional) | Vereinigte Staaten (SCC) | AVV · kein Training · erhält, was zur Beantwortung Ihrer Fragen an den Assistenten nötig ist, einschließlich Lohnbeträgen, wenn Sie danach fragen |
| Inngest | Asynchrone Jobs | Vereinigte Staaten (SCC) | AVV |
| Groq Inc. | KI-Assistent und Auslesen von Spesenbelegen (OCR) · beides optional | Vereinigte Staaten (SCC) | SCC · kein Training · erhält, was zur Beantwortung Ihrer Fragen an den Assistenten nötig ist, einschließlich Lohnbeträgen, wenn Sie danach fragen, sowie die zur automatischen Auslesung eingereichten Spesenbelege |
| Sentry | Überwachung technischer Fehler · optional | Europäische Union oder Vereinigte Staaten je nach Projektregion (ggf. SCC) | Fehlerberichte werden vor dem Versand bereinigt: keine IBAN, keine nationale Kennung, kein Gehalt. Nur aktiv, wenn die Überwachung konfiguriert ist. |
| OpenStreetMap Foundation (Dienst Nominatim) | Adresse einer von HR erfassten Baustelle sowie ungefähre Adresse einer Zeiterfassungsposition, auf Anforderung von HR | Vereinigtes Königreich (Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission) | Erhält nur Koordinaten oder eine zu suchende Adresse, niemals einen Namen oder eine Kennung. Höchstens eine Anfrage pro Sekunde, ausgelöst durch eine HR-Aktion; Levia HR speichert nichts. |
| Cloudflare, Inc. (Workers und R2) | Auslieferung des Vorstellungsfilms auf der Startseite | Datei in der Europäischen Union gespeichert (EU-Gerichtsbarkeit von R2), ausgeliefert über das weltweite Netz von Cloudflare · US-Unternehmen (SCC) | Erhält die IP-Adresse der Person, die den Film startet, um die Datei auszuliefern und Missbrauch zu begrenzen. Kein Cookie, kein Konto, und vor dem Klick wird nichts gesendet. |
| Microsoft Clarity | Reichweitenmessung der öffentlichen Website · nur nach Zustimmung des Besuchers | Vereinigte Staaten und Europäische Union (Data Privacy Framework, SCC) | Nie im angemeldeten Bereich installiert. Formularfelder maskiert. Keine Werbe-Cookies. |
Unsere Unterauftragsverarbeiter sind oben aufgeführt, jeweils mit ihren Zusagen (Auftragsverarbeitungsvertrag, Standardvertragsklauseln) in der Spalte Konformität. Einzelheiten erhalten Sie auf Anfrage unter legal@leviahr.com.
6. Biometrische Daten (DSGVO Art. 9)
Levia unterscheidet zwei Anwendungsfälle. Bei biometrischen Zeiterfassungsterminals (zum Beispiel ZKTeco) wird kein Template bei Levia gespeichert: Es verbleibt im Terminal des Kunden.
Für diese Terminals speichert Levia nur:
- Einen Verweis „Mitarbeiter X ist auf Gerät Y registriert“, um Buchungen zuzuordnen
- Den Zeitstempel der Buchung
- Die vom Mitarbeiter unterzeichnete schriftliche Einwilligung (PDF in verschlüsseltem Speicher)
Vor jeder biometrischen Registrierung muss der Kunde den Mitarbeiter eine ausdrückliche Einwilligungserklärung unterzeichnen lassen (von Levia automatisch erstellt). In Tunesien ist vor jeder Nutzung von Biometrie, Fotos bei der Zeiterfassung oder Geolokalisierung eine Meldung an die INPDP (Gesetz 2004-63) vorzusehen, unabhängig von der Mitarbeiterzahl.
Gesichtsverifizierung in der Anwendung (standardmäßig deaktiviert): Wenn die Organisation sie aktiviert und der Mitarbeiter selbst einwilligt, speichert Levia ein Gesichts-Template als verschlüsselten numerischen Vektor, niemals das Foto. Der Abgleich erfolgt im Browser des Mitarbeiters, kein Gesicht wird an einen Drittanbieter gesendet, der Widerruf der Einwilligung löscht das Template, und diese Prüfung blockiert nie eine Zeiterfassung.
7. Gesundheitsdaten (DSGVO Art. 9)
Von Mitarbeitern hochgeladene ärztliche Bescheinigungen (krankheitsbedingte Abwesenheit) werden verschlüsselt gespeichert und sind nur zugänglich für:
- Den Mitarbeiter selbst
- Seinen direkten Vorgesetzten (zur Genehmigung der Abwesenheit)
- HR_ADMIN und ORG_ADMIN seiner Organisation
HTTP-Cache: private, no-store · niemals von einem zwischengeschalteten Proxy zwischengespeichert.
8. Ihre Rechte (DSGVO Art. 15-22 + lokale Gesetze)
- Auskunftsrecht: Kopie Ihrer Daten in einem strukturierten Format (CSV, JSON).
- Recht auf Berichtigung: Korrektur unrichtiger Daten (direkt unter /settings/profile möglich).
- Recht auf Löschung (Art. 17): Self-Service-Ablauf unter
/settings/account/delete. Ihre direkten personenbezogenen Daten (Name, E-Mail, Telefon, IBAN, CIN usw.) werden sofort anonymisiert und alle Ihre Sitzungen ungültig gemacht. Sie haben 7 Tage Zeit, den Antrag zu widerrufen. Die endgültige Löschung erfolgt nach T+90 (Ghost-Member-Verfahren). Gesetzliche Ausnahme: Ihre Gehaltsabrechnungen bleiben ohne identifizierbaren Bezug für die gesetzliche Aufbewahrungsdauer im Land des Arbeitgebers archiviert (10 Jahre in Tunesien nach dem Handelsgesetzbuch; in Frankreich mindestens 5 Jahre, Art. L3243-4 des Code du travail). - Recht auf Datenübertragbarkeit: vollständiger Export im CSV/JSON-Format innerhalb von 30 Tagen.
- Widerspruchsrecht: Marketing, Profiling. Abmeldung mit einem Klick.
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: im Streitfall möglich.
Zur Ausübung dieser Rechte: legal@leviahr.com. Antwort innerhalb von 30 Tagen gemäß Art. 12 DSGVO.
Sie können eine Beschwerde einreichen bei:
- 🇹🇳 INPDP (Tunesien): inpdp.nat.tn
- 🇫🇷 CNIL (Frankreich): cnil.fr
- 🇲🇦 CNDP (Marokko): cndp.ma
- 🇩🇿 ANPDP (Algerien): Behörde im Aufbau (Gesetz 18-07 vom 10. Juni 2018)
- 🇪🇺 Europäische Union: Wenn Sie in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums wohnen oder arbeiten, können Sie außerdem Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes einlegen (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde in Deutschland oder beim Garante per la protezione dei dati personali in Italien.
9. Sicherheit
- Verschlüsselung im Ruhezustand: verschlüsselte Datenträger (Supabase, Vercel). Sensible Felder zusätzlich auf Anwendungsebene mit AES-256-GCM verschlüsselt.
- Verschlüsselung bei der Übertragung: TLS 1.2+ auf allen Routen verpflichtend. HSTS aktiviert.
- MFA: verpflichtend für die Rollen HR_ADMIN, PAYROLL_ADMIN, ORG_ADMIN und Platform Owner. TOTP über Google Authenticator/Microsoft Authenticator.
- Audit-Log: Jede sensible Aktion (Freigabe der Lohnabrechnung, Änderung der IBAN, biometrischer Zugriff) wird protokolliert, wobei verschlüsselte Daten in den Payloads automatisch maskiert werden.
- Penetrationstests: bisher keine Prüfung durch ein externes Unternehmen. Die Kontrollen sind intern: Code-Reviews und automatisierte Tests der Trennung zwischen Organisationen.
- Rotation von Secrets: Anwendungsschlüssel werden jährlich rotiert, inklusive Datenmigration.
- Backups: eine wöchentliche Sicherung jeder Organisation, 90 Tage aufbewahrt, mit dokumentiertem Wiederherstellungsverfahren.
10. Aufbewahrungsfristen
| Datenart | Dauer | Grund |
|---|---|---|
| Aktives Benutzerkonto | Solange der Kunde ein Abonnement hat | Vertragserfüllung |
| Gelöschtes Benutzerkonto | 90 Tage, danach Löschung | Möglichkeit der Wiederherstellung |
| Gehaltsabrechnungen | Gesetzliche Frist im Land des Arbeitgebers (10 Jahre in Tunesien, mindestens 5 Jahre in Frankreich) | Gesetzliche Pflichten des Arbeitgebers (tunesisches Handelsgesetzbuch, Art. L3243-4 des französischen Code du travail) |
| Arbeitsverträge | 5 Jahre nach Vertragsende | Arbeitsgesetzbuch |
| Audit-Log | Von der Organisation festgelegt, 30 Tage bis 10 Jahre; ohne Einstellung keine automatische Löschung | DSGVO-Konformität + Sicherheit |
| Backups | 90 Tage (wöchentliche Sicherung) | Wiederherstellung nach Vorfällen |
| Serverprotokolle | 90 Tage | Angriffserkennung |
| Marketing-Leads (Formular) | 3 Jahre nach letztem Kontakt | Vertriebliche Nachverfolgung |
| Biometrische Daten (Referenzen) | Solange der Mitarbeiter aktiv ist + 30 Tage | Betrugsprävention (Historie) |
11. Internationale Übermittlungen
Die Daten werden in der Europäischen Union gehostet (Irland, Dublin). Einige unserer Unterauftragsverarbeiter sind US-Unternehmen und können Daten in den Vereinigten Staaten verarbeiten; diese Übermittlungen sind durch Standardvertragsklauseln abgesichert und in unserem Verarbeitungsverzeichnis dokumentiert.
Der KI-Assistent: Ihre Fragen werden an unseren KI-Anbieter mit Sitz in den Vereinigten Staaten übermittelt (siehe Tabelle der Unterauftragsverarbeiter oben). Er verwendet Kundendaten nicht zum Training seiner Modelle (vertragliche Klausel).
12. Minderjährige
Levia ist nicht für Minderjährige unter 16 Jahren bestimmt. Ist ein beschäftigter Minderjähriger registriert (z. B. ein Auszubildender), ist für die biometrische Erfassung die Einwilligung der Eltern gemäß Art. 8 DSGVO erforderlich.
13. Änderungen dieser Richtlinie
Wir können diese Richtlinie ändern. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir die Kundenorganisationen 30 Tage im Voraus per E-Mail. Die aktuelle Fassung ist stets oben auf dieser Seite datiert.
Diese Erklärung ist in französischer Sprache abgefasst. Fassungen in anderen Sprachen werden lediglich zur besseren Verständlichkeit bereitgestellt; bei Abweichungen in der Auslegung ist die französische Fassung maßgeblich.
14. Kontakt
Levia HR · SaaS · Tunis, Tunesien
E-Mail: legal@leviahr.com · DSB: legal@leviahr.com
Antwort innerhalb von 30 Tagen.