Die Funktionen von Levia
Ein einziger Arbeitsbereich für Urlaub, Zeiterfassung, Lohnabrechnung und Personalakte. Die Module teilen dieselben Daten: Was einmal erfasst ist, wird nie wieder erfasst.
Was Levia kann
Jedes Modul lässt sich allein nutzen und entfaltet seinen Sinn mit den anderen: Ein genehmigter Urlaub fällt aus der Zeiterfassung heraus, und die Zeiterfassung fließt in die Berechnung der Lohnabrechnung ein.
Urlaub und Abwesenheiten
Der Mitarbeiter stellt seinen Antrag, seine Führungskraft genehmigt, und die Salden führen sich von selbst.
- Anpassbare Urlaubsarten · bezahlt oder nicht, vom Saldo abgezogen oder nicht, Jahreskontingent, Farbe.
- Erworben, genommen, ausstehend und Übertrag aus dem Vorjahr, anteilig ab dem Eintrittsdatum berechnet.
- Halbe Tage, ärztliche Bescheinigung hinter einem geschützten Zugriffspfad, Feiertage des Landes importiert.
Zeiterfassung und Arbeitszeit
Erfassung im Browser, auf dem Smartphone mit Standort, per QR-Code am Eingang oder über Ihre vorhandenen Zeiterfassungsterminals.
- Kommen, Gehen, Pause und Mahlzeit · mit einer Sperre, die unmögliche Abfolgen ablehnt.
- QR-Code am Eingang · ein ständig erneuerter Code auf einem Bildschirm oder ein gedrucktes Plakat, gekoppelt an eine sperrende Zone.
- Foto beim Kommen und Gehen, wenn Sie es aktivieren · ein Anwesenheitsnachweis, den ein Mensch ansieht, automatisch gelöscht nach der von Ihnen festgelegten Frist.
- Optionale Gesichtsprüfung, nur für die Mitarbeiter, die einwilligen · der Abgleich erfolgt auf ihrem eigenen Smartphone, kein Bild wird an einen Erkennungsdienst gesendet, und das Ergebnis verhindert nie die Zeiterfassung.
- ZKTeco-Terminals direkt angebunden (ADMS-Übertragung, lokale Box oder ZKBio), andere Marken auf Anfrage, und Import der Stempeldatei für jede Marke.
- Wochendienstpläne, Baustellen mit hinweisender oder sperrender Zone, Anomalien-Ansicht.
Mehrländer-Lohnabrechnung
Eine Berechnungs-Engine pro Land, mit konfigurierbaren und datierten Sätzen und Tarifen.
- Tunesien, Algerien, Marokko, Libyen, Frankreich, Mauritius, Spanien und Portugal, jeweils mit eigenen Beiträgen und eigener Steuer.
- Jeder Satz trägt ein Datum für den Gültigkeitsbeginn · eine alte Abrechnung wird mit den Regeln ihres Zeitraums neu berechnet.
- Wer berechnet, genehmigt nicht · die Freigabe eines Abrechnungslaufs erfordert einen aktuellen Authentifizierungsnachweis.
Spesenabrechnungen
Der Mitarbeiter erfasst seine Ausgabe und hängt den Beleg an; nach der Genehmigung wird die Erstattung mit der Lohnabrechnung ausgezahlt.
- Von der Personalabteilung festgelegte Kategorien · jede bestimmt, welche Felder sie verlangt, statt eines einzigen Formulars für alles.
- Der Beleg kann automatisch ausgelesen werden, um die Zeile vorauszufüllen, und bleibt von Hand korrigierbar.
- Genehmigungsweg, dann Übernahme in die Lohnabrechnung · die Ausgabe wird nicht in einem zweiten Tool erneut erfasst.
Mitarbeiterunterlagen
Die Personalabteilung legt fest, welche Unterlagen bei der Einstellung erwartet werden, und die Akte füllt sich nach und nach.
- Vertrag, Ausweis, Bankverbindung, Diplom: Die Liste der Pflichtunterlagen wird pro Organisation festgelegt, ausgehend von einer Ländervorlage.
- Ein Dokument kann ein Ablaufdatum tragen · die HR-Ansicht zeigt, welche sich der Frist nähern und welche sie überschritten haben.
- Zwei Sichtbarkeitsstufen · ein medizinisches Dokument verlässt nicht den Kreis, der es bearbeiten muss.
HR-Anträge
Arbeitsbescheinigung, Gehaltsvorschuss, Telearbeit: Alltägliche Anträge folgen einem schriftlich festgelegten Ablauf.
- Der Ablauf wird pro Antragsart festgelegt · nur HR, nur die Führungskraft oder erst die Führungskraft, dann HR.
- Drei davon erzeugen das Dokument direkt · Arbeitgeberbescheinigung, Arbeitszeugnis, Gehaltsbescheinigung.
- Das Dokument wird im Namen des von Ihnen benannten Unterzeichners ausgestellt, nicht unter einem fest in der Software hinterlegten Namen.
Mitarbeitergespräche und Ziele
Datierte Gesprächskampagnen und Ziele, deren Fortschritt sich ohne Besprechung ablesen lässt.
- Ein Zyklus wird eröffnet, aktiviert und dann abgeschlossen · jeder weiß, wann sein Gespräch fällig ist.
- Gewichtete Ziele und Schlüsselergebnisse: Der Fortschritt wird bei jeder Aktualisierung neu berechnet.
- Selbstbewertung, dann Bewertung durch die Führungskraft · eine Note von 1 bis 5, schriftliche Stärken und Entwicklungsfelder.
Recruiting
Ihre Stellenangebote, Ihre Bewerbungen und eine öffentliche Karriereseite in Ihren Farben.
- Ein Stellenangebot wird verfasst, veröffentlicht und dann geschlossen · die Karriereseite zeigt nur veröffentlichte Angebote.
- Bewerbungen durchlaufen Stufen, von der ersten Sichtung bis zur Einstellung oder zur begründeten Absage.
- Vom Bewerber hochgeladener Lebenslauf, Vorauswahl-Fragebogen und ein Interviewbogen, den jeder Bewerter benotet.
Weiterbildung und Kompetenzen
Ein auf Ihr Fachgebiet zugeschnittenes Kompetenzmodell und ein Schulungskatalog mit seinen Terminen.
- Fachliche, verhaltensbezogene und sprachliche Kompetenzen sowie erworbene Abschlüsse, mit einem Niveau pro Person.
- Katalog interner oder externer Schulungen, in Präsenz, aus der Ferne oder im Selbststudium.
- Datierte Termine mit begrenzten Plätzen · die Anmeldung lehnt Doppelanmeldungen und ausgebuchte Termine ab.
Mitarbeiterverzeichnis
Wer macht was, und wer kann was · für alle im Unternehmen zugänglich.
- Suche nach Name oder E-Mail-Adresse, Filter nach Abteilung.
- Filter nach Kompetenz · so findet man die richtige Person und nicht nur die richtige Abteilung.
- Jeder kann sich aus dem Verzeichnis austragen · das Austragen gilt auch für die Suche, nicht nur für die Anzeige.
Arbeitsmedizin
Ärztliche Untersuchungen werden geplant und verfolgt, ohne dass Gesundheitsdaten weitergegeben werden.
- Einstellungs-, regelmäßige oder Wiedereingliederungsuntersuchung · jede mit Datum und Fälligkeit.
- Vor der Fälligkeit geht eine Erinnerung hinaus, und eine nicht durchgeführte Untersuchung wird von selbst als überfällig markiert.
- Der Mitarbeiter und seine Führungskraft werden über das Datum informiert · die Führungskraft erfährt nichts weiter.
Konversationsassistent
Eine Frage auf Französisch, Englisch oder Arabisch stellen und eine Antwort aus Ihren eigenen Daten erhalten.
- Im Browser, in Slack, in Microsoft Teams oder in WhatsApp.
- Er liest und handelt im Rahmen der Person, die fragt · nie über ihre Rechte hinaus.
- Urlaubssaldo, heutige Zeiterfassung, letzte Gehaltsabrechnung: Das sind Fragen, keine Tickets mehr.
Programmierschnittstelle
Damit speisen Sie Ihre eigenen Tools, mit Schlüsseln, deren Geltungsbereich Sie selbst wählen.
- Lesen von Mitarbeitern, Urlauben und Gehaltsabrechnungen, Seite für Seite.
- Jeder Schlüssel hat einen begrenzten Geltungsbereich, ein optionales Ablaufdatum und kann widerrufen werden.
- Keine Bankdaten und keine nationale Identifikationsnummer verlassen das System auf diesem Weg · verschlüsselte Felder werden nie offengelegt.
Anmeldung und Identität
Passwort, Anmeldelink, Google-Konto oder Ihr eigener Identitätsanbieter.
- Ein Identitätsanbieter pro Organisation, über OIDC · Ihre Mitarbeiter melden sich über ihre E-Mail-Domain an.
- Ein auf diesem Weg angelegtes Konto erhält die niedrigste Rolle · keine automatische Höherstufung.
- Zweiter Authentifizierungsfaktor verfügbar und bei der Freigabe einer Lohnabrechnung erneut verlangt.
Was Levia nicht kann
Besser hier gelesen als in der Demo entdeckt. Diese Liste hilft Ihnen bei der Entscheidung ebenso wie die vorherige.
- ·Auf einem Zeiterfassungsterminal erfolgt die Erfassung eines Fingerabdrucks oder eines Gesichts in der Software des Herstellers. Levia speichert die Einwilligung der Mitarbeitenden, empfängt anschließend die Buchungen und führt sie zusammen. Die Gesichtsprüfung von Levia ist dagegen unabhängig von Ihren Terminals: Die Mitarbeitenden registrieren sich in ihrem eigenen Bereich, und der Abgleich findet auf ihrem Smartphone statt.
- ·Ein Bewerbungsgespräch wird in Levia geplant, aber es wird kein Termin in Ihrem Google- oder Outlook-Kalender eingetragen und kein Videokonferenz-Link für Sie erstellt.
- ·Es gibt keine elektronische Signatur. Ein erstelltes Dokument trägt den Namen der von Ihnen bestimmten unterzeichnenden Person, und das ist nicht dasselbe.
- ·Die Programmierschnittstelle ist schreibgeschützt und deckt die Zeiterfassung nicht ab. Auf diesem Weg werden heute keine Daten in Levia geschrieben.
- ·Aufseiten des Identitätsanbieters wird nur das Protokoll OIDC unterstützt, mit einem Anbieter pro Organisation. SAML ist nicht verfügbar.
- ·Levia legt das Arbeitszeitmodell für den Ramadan nicht an Ihrer Stelle an: Die Personalabteilung legt es einmal an, mit seinen Daten und den verkürzten Arbeitszeiten. Die Daten werden berechnet, und die Personalabteilung wird am ersten Tag wie auch zum Eid benachrichtigt; sobald das Modell angelegt ist, greift es von selbst und endet von selbst, Tag für Tag.
Die Seiten, die ins Detail gehen
Diese Seite sagt, was jedes Modul tut. Die folgenden Seiten zeigen es, mit den Regeln und dem Vokabular des jeweiligen Landes.
Die Lohnabrechnung, Land für Land
Jedes Land hat seine eigene Seite: seine Institutionen, seine geltenden Sätze und seine Meldungen. Mehrere Länder können in einem Arbeitsbereich nebeneinander bestehen.
Häufige Fragen
Muss man alles nehmen, oder lässt sich nur ein Teil der Module aktivieren?
Die Module sind in drei Abonnementstufen gebündelt, und Sie öffnen nur die, die Sie benötigen. Viele Unternehmen beginnen mit Urlaub und Zeiterfassung und nehmen die Lohnabrechnung hinzu, sobald die Daten vorhanden sind. Die Seite Preise zeigt im Einzelnen, was jede Stufe enthält.
Arbeiten die Module wirklich zusammen?
Ja, und genau darin liegt der Sinn, Urlaub nicht bei einem Anbieter und die Lohnabrechnung bei einem anderen zu kaufen. Ein genehmigter Urlaub fällt aus der Zeiterfassung heraus und gelangt in die Berechnung der Lohnabrechnung, die eine bezahlte von einer unbezahlten Abwesenheit unterscheidet. Eine genehmigte Spesenabrechnung wird mit der Lohnabrechnung des Monats erstattet.
In welchen Sprachen gibt es die Oberfläche?
Auf Französisch, Englisch, Arabisch, Deutsch und Italienisch, mit Rechts-nach-links-Darstellung für Arabisch. Benachrichtigungs-E-Mails folgen der Sprache des Empfängers (einige automatische Nachrichten gehen bei Deutsch und Italienisch auf Englisch hinaus), und Sie können deren Vorlagen selbst umschreiben, ohne den Support einzuschalten.
Lassen sich mehrere Länder im selben Arbeitsbereich verwalten?
Ja. Die Lohnabrechnung ist für Tunesien, Algerien, Marokko, Libyen, Frankreich, Mauritius, Spanien und Portugal verfügbar, jeweils mit eigenen Beitragsregeln und eigener Steuer, zeitlich versioniert.
Können wir von Excel oder von unserem bisherigen Tool umsteigen?
Ja. Mitarbeitende, Urlaubssalden, Lohnstammdaten, Feiertage und Zeiterfassungsdaten lassen sich aus CSV- oder Excel-Dateien importieren, mit einer zeilenweisen Prüfung vor der Ausführung. Die Begleitung erfolgt während des kostenlosen Testmonats.
Bleiben unsere Daten abrufbar?
Ja. Urlaubssalden, Lohnabrechnungen, Zeiterfassungsdaten und das Audit-Protokoll lassen sich als CSV und Excel exportieren. Genau das erwartet auch Ihr Steuerberater zum Jahresabschluss.
Testen Sie es mit Ihrer eigenen Organisation
Umstieg von Excel oder Ihrem bisherigen Tool während des kostenlosen Testmonats, mit Begleitung.