Software für Spesenabrechnung in Tunesien
Der Mitarbeitende fotografiert seinen Beleg, der Betrag füllt sich von selbst aus, die Führungskraft gibt frei, und die Erstattung erscheint auf der Lohnabrechnung, ohne Steuer und ohne Sozialbeiträge. Keine zusammengehefteten Quittungen und keine Tabelle mehr, die am Monatsende rekonstruiert werden muss.
Was das Spesenmodul für Sie erledigt
Der Beleg wird für Sie gelesen
Ein Foto oder ein PDF genügt: Händler, Datum, Betrag und Mehrwertsteuer werden automatisch vorgeschlagen, und der Mitarbeitende korrigiert, was nötig ist. Ein mit dem iPhone aufgenommenes Foto wird vor dem Versand auf dem Telefon konvertiert. Der Bildschirm sagt es vor dem Versand: Die Analyse erfolgt durch einen externen Dienstleister für künstliche Intelligenz, der das Dokument nicht zum Training seiner Modelle verwendet.
Limits, die sich vor dem Versand melden
Je Kategorie ein Limit pro Ausgabe und ein Limit pro Monat sowie die Pflicht, einen Beleg beizufügen, oder nicht. Der Mitarbeitende sieht die Überschreitung bereits während der Eingabe, statt sie erst bei der Ablehnung zu entdecken.
Eine Freigabe, dann eine Erstattung
Standardmäßig gibt die Führungskraft frei oder lehnt mit Begründung ab, und der Ablauf lässt sich ändern (Führungskraft, dann Personalabteilung, nur Personalabteilung, Personalabteilung ab einem Betrag); die Personalabteilung markiert die Ausgabe als erstattet. Jede Entscheidung wird mit Urheber und Zeitstempel im Audit-Protokoll festgehalten.
Erstattet über die Lohnabrechnung, ohne Steuer und Beiträge
Erstattete Ausgaben übernimmt die Lohnabrechnung des Monats als steuerfreie und beitragsfreie Zahlung. Keine separate Überweisung, die man vergessen kann, keine doppelte Zahlung.
Was bei der Eingabe geprüft wird
Der eingegebene Mehrwertsteuersatz wird mit den im Land geltenden Sätzen verglichen: in Tunesien 0, 7, 13 und 19 %. Ein Satz, den es nicht gibt, wird vor dem Versand gemeldet, nicht erst bei der Buchhaltungsprüfung.
Eine Ausgabe behält ihre Währung. Levia rechnet nichts stillschweigend um: Eine Abrechnung mischt keine Dinar und Euro, denn ein erfundener Wechselkurs ergibt eine plausible, aber falsche Summe.
Dienstreisen und Kilometerpauschale
Für eine Fahrt mit dem Privatfahrzeug gibt der Mitarbeitende die Kilometer ein, und der Betrag wird mit dem Satz berechnet, den Ihre Organisation festgelegt hat. Solange kein Satz hinterlegt ist, sagt es der Bildschirm und nennt, wer ihn einstellen kann, statt einen leeren Betrag anzuzeigen.
Jede Ausgabenkategorie trägt ihren Kostenstellencode, damit Ihr Buchhalter die Kosten nach Art findet, ohne sie neu zu erfassen.
Einzeln oder zusammen mit der Lohnabrechnung
Das Spesenmodul lässt sich einzeln aktivieren, ohne Pflicht, die Lohnabrechnung dazuzunehmen. Wird es mit der Lohnabrechnung von Levia genutzt, erscheint die Erstattung direkt auf der Abrechnung; andernfalls werden die Ausgaben für Ihren Dienstleister exportiert.
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Häufige Fragen
Wird der Beleg wirklich automatisch gelesen?
Ja, aus einem Foto oder einem PDF. Händler, Datum, Betrag und Mehrwertsteuer werden vorgeschlagen; der Mitarbeitende prüft und korrigiert vor dem Versand. Ein gescanntes PDF ohne Text wird abgelehnt, und der Bildschirm bittet darum, den Beleg zu fotografieren.
Lässt sich ein Limit je Ausgabenart festlegen?
Ja. Jede Kategorie kann ein Limit pro Ausgabe, ein monatliches Limit pro Mitarbeitendem und die Pflicht zum Beifügen eines Belegs tragen. Die Überschreitung wird bereits während der Eingabe angezeigt.
Ist die Erstattung steuerpflichtig?
Nein. Die Erstattung beruflicher Ausgaben ist kein Gehalt: Sie wird über die Lohnabrechnung ohne Steuerabzug und ohne Sozialbeiträge ausgezahlt.
Wer gibt eine Spesenabrechnung frei?
Standardmäßig gibt die direkte Führungskraft des Mitarbeitenden frei oder lehnt ab, bei einer Ablehnung mit Pflichtbegründung. Sie können einen anderen Ablauf einstellen: Führungskraft, dann Personalabteilung, nur die Personalabteilung, oder die Personalabteilung als zweite Stufe ab einem von Ihnen festgelegten Betrag. Die Personalabteilung markiert anschließend die Erstattung. Niemand gibt seine eigene Ausgabe frei.
Muss das Lohnmodul mitgebucht werden?
Nein. Die Spesen lassen sich einzeln aktivieren. Mit der Lohnabrechnung von Levia erscheint die Erstattung auf der Abrechnung; ohne sie werden die Ausgaben für Ihren Dienstleister exportiert.
Können wir die Software vor einer Verpflichtung testen?
Ja. Unser Team richtet Ihre Organisation ein und importiert Ihre Mitarbeitenden, danach steht Ihnen eine 30-tägige Testphase ohne Verpflichtung zur Verfügung.
Testen Sie es mit Ihrer eigenen Organisation
Migration aus Excel oder Ihrem aktuellen Tool während des kostenlosen Testmonats, mit Begleitung.