Logiciel de notes de frais en Tunisie
Le salarié photographie sa facture, le montant se remplit tout seul, son manager valide, et le remboursement arrive sur son bulletin sans impôt ni cotisation. Plus de tickets agrafés ni de tableur à reconstituer en fin de mois.
Ce que le module de notes de frais fait pour vous
La facture est lue pour vous
Une photo ou un PDF suffit : le commerçant, la date, le montant et la TVA sont proposés automatiquement, et le salarié corrige ce qui doit l’être. Une photo prise sur iPhone est convertie sur le téléphone avant l’envoi. L’écran le dit avant l’envoi : l’analyse est faite par un prestataire d’intelligence artificielle externe, qui ne se sert pas du document pour entraîner ses modèles.
Des plafonds qui parlent avant l’envoi
Par catégorie, un plafond par dépense et un plafond par mois, et l’obligation ou non de joindre un justificatif. Le salarié voit son dépassement se former pendant qu’il saisit, au lieu de le découvrir au refus.
Une validation, puis un remboursement
Le manager valide ou refuse avec un motif ; la RH marque la dépense remboursée. Chaque décision est inscrite au journal d’audit, avec son auteur et son horodatage.
Remboursé sur le bulletin, sans impôt ni cotisation
Les dépenses remboursées sont reprises par la paie du mois comme indemnité non imposable et non soumise aux cotisations. Pas de virement à part à oublier, pas de double paiement.
Ce qui est contrôlé à la saisie
Le taux de TVA saisi est comparé aux taux en vigueur dans le pays : en Tunisie 0, 7, 13 et 19 %. Un taux qui n’existe pas est signalé avant l’envoi, pas au moment du contrôle comptable.
Une dépense garde sa devise. Levia ne convertit rien en silence : une note ne mélange pas les dinars et les euros, parce qu’un taux de change inventé produit un total plausible et faux.
Les déplacements et l’indemnité kilométrique
Pour un trajet en véhicule personnel, le salarié saisit les kilomètres et le montant se calcule au taux que votre organisation a fixé. Tant qu’aucun taux n’est posé, l’écran le dit et nomme qui peut le régler, plutôt que d’afficher un montant vide.
Chaque catégorie de dépense porte son code analytique, pour que votre comptable retrouve les frais par nature sans ressaisie.
Acheté seul ou avec la paie
Le module de notes de frais s’active seul, sans obligation de prendre la paie. S’il est utilisé avec la paie Levia, le remboursement arrive directement sur le bulletin ; sinon, les dépenses s’exportent pour votre prestataire.
Pour aller plus loin
Questions fréquentes
La facture est-elle vraiment lue automatiquement ?
Oui, depuis une photo ou un PDF. Le commerçant, la date, le montant et la TVA sont proposés ; le salarié vérifie et corrige avant d’envoyer. Un PDF scanné sans texte est refusé et l’écran invite à le photographier.
Peut-on fixer un plafond par type de dépense ?
Oui. Chaque catégorie peut porter un plafond par dépense, un plafond mensuel par salarié et l’obligation de joindre un justificatif. Le dépassement est affiché pendant la saisie.
Le remboursement est-il imposable ?
Non. Un remboursement de frais professionnels n’est pas un salaire : il est versé sur le bulletin sans retenue d’impôt ni cotisation sociale.
Qui valide une note de frais ?
Le manager direct du salarié valide ou refuse, avec un motif obligatoire en cas de refus. La RH marque ensuite le remboursement. Personne ne valide sa propre dépense.
Faut-il prendre le module de paie ?
Non. Les notes de frais s’activent seules. Avec la paie Levia, le remboursement arrive sur le bulletin ; sans elle, les dépenses s’exportent pour votre prestataire.
Peut-on essayer avant de s’engager ?
Oui. Notre équipe configure votre organisation et importe vos salariés, puis vous disposez d’un essai de 30 jours sans engagement.
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