1. Chi siamo?
Levia («noi», «il nostro servizio») è un SaaS multi-tenant di gestione HR sviluppato a Tunisi, rivolto al Maghreb (Tunisia, Algeria, Marocco, Libia) e alla Francia. Il titolare del trattamento ai sensi del GDPR è Levia HR (servizio SaaS), Tunisi, Tunisia.
Contatto GDPR: legal@leviahr.com · DPO esterno: legal@leviahr.com.
2. Quali dati raccogliamo?
2.1 Dati forniti dall'organizzazione cliente
Quando un'organizzazione si abbona a Levia, ci affida i seguenti dati sui propri collaboratori:
- Identità: cognome, nome, email, telefono, data di nascita, foto profilo (facoltativa), CIN/passaporto.
- Profilo professionale: posizione, reparto, responsabile, data di assunzione, tipo di contratto.
- Elaborazione paghe: retribuzione base, IBAN, BIC, numero CNSS/CNAM, numero di familiari a carico, indennità, trattenute. IBAN, BIC e CIN sono crittografati nel database tramite AES-256-GCM.
- Rilevazione presenze: orari di entrata/uscita, geolocalizzazione (solo con il consenso del collaboratore), selfie (solo se attivati dall'amministratore), riferimenti biometrici (non i modelli, vedere §6).
- Ferie e assenze: tipologie, date, motivazioni (facoltative), certificati medici crittografati a livello applicativo (GDPR Art. 9 · dati relativi alla salute).
- Performance e formazione: obiettivi, KR, valutazioni, competenze dichiarate, iscrizioni ai corsi.
2.2 Dati forniti dai potenziali clienti (modulo di contatto)
Se compila un modulo sul nostro sito marketing, raccogliamo: nome, email aziendale, telefono (facoltativo), azienda (facoltativa), organico stimato, soluzione attuale, messaggio libero, origine della conversione. Vedere §10 per la durata di conservazione dei lead.
2.3 Dati tecnici (log e cookie)
- Log del server: indirizzo IP, user-agent, pagine visitate, orari · conservati 90 giorni per il rilevamento di attacchi e il debugging.
- Cookie di sessione: un cookie di autenticazione crittografato (Better-Auth) per mantenere l'accesso. Strettamente necessario · nessun banner richiesto (CNIL).
- Cookie della lingua (
levia-locale): memorizza la Sua scelta della lingua (francese, arabo, inglese, tedesco o italiano). Durata 1 anno. Non sensibile. - Nessun cookie di tracciamento di terze parti (Google Analytics, Meta Pixel, ecc.) · vedere informativa sui cookie.
- Origine delle azioni sensibili: per ogni azione di un utente connesso che modifica dati, il registro di audit dell'organizzazione conserva l'indirizzo IP troncato (ultimo ottetto mascherato), la famiglia del dispositivo (ad esempio «Chrome su Windows») e un riferimento di sessione. Queste informazioni servono ad attribuire un'azione in caso di incidente di sicurezza · sono conservate per la durata di conservazione del registro di audit dell'organizzazione.
3. Perché trattiamo questi dati?
Base giuridica GDPR Art. 6:
- Esecuzione di un contratto (Art. 6.1.b): fornire il servizio Levia sottoscritto dall'organizzazione. La maggior parte dei trattamenti rientra in questo ambito.
- Obbligo di legge (Art. 6.1.c): generazione delle buste paga, dichiarazioni CNSS/DSN, conservazione dei contratti di lavoro.
- Legittimo interesse (Art. 6.1.f): sicurezza del servizio, prevenzione delle frodi (antifrode sulla rilevazione presenze), miglioramento anonimizzato del prodotto.
- Consenso esplicito (Art. 6.1.a + Art. 9): dati biometrici, dati relativi alla salute (assenze per malattia, certificati medici), geolocalizzazione del collaboratore.
4. Chi ha accesso ai Suoi dati?
- Il collaboratore stesso: i propri dati tramite la sua area personale.
- Il suo responsabile diretto: i dati necessari alla gestione (presenze, ferie, performance).
- Gli amministratori HR/ORG della sua organizzazione: accesso completo ai dati HR dell'organizzazione.
- Il team Levia: accesso strettamente limitato agli ingegneri addetti all'assistenza, su richiesta esplicita del cliente (procedura di accesso tramite ticket firmato). Tutti gli accessi sono sottoposti ad audit.
- Sub-responsabili: vedere §5.
I dati non vengono mai venduti, noleggiati né condivisi con terzi a fini commerciali.
5. Sub-responsabili (Art. 28 GDPR)
| Sub-responsabile | Ruolo | Ubicazione | Conformità |
|---|---|---|---|
| Vercel Inc. | Hosting dell'applicazione e archiviazione dei file allegati | Unione europea (Irlanda, Dublino) · società statunitense (SCC) | DPA · ISO 27001 · SOC 2 |
| Supabase | Database Postgres | eu-west-1 (Irlanda) · società statunitense (SCC) | DPA · SOC 2 Type II |
| OVH | Nome di dominio e posta elettronica aziendale | Francia (Unione europea) | DPA · ISO 27001 |
| Resend | Invio delle e-mail transazionali e ricezione delle esportazioni del terminale presenze (ZKBio) quando l'azienda lo attiva · le e-mail ricevute vengono conservate per 30 giorni | Stati Uniti (SCC) | DPA |
| Stripe | Fatturazione (clienti paganti) | Irlanda | DPA · PCI-DSS Level 1 |
| xAI (Grok) o Anthropic, a seconda della configurazione (assistente IA) | Assistente IA (facoltativo) | Stati Uniti (SCC) | DPA · nessun addestramento · riceve quanto necessario per rispondere alle Sue domande all'assistente, compresi gli importi delle paghe quando li richiede |
| Inngest | Job asincroni | Stati Uniti (SCC) | DPA |
| Groq Inc. | Assistente IA e lettura dei giustificativi di spesa (OCR) · facoltativi | Stati Uniti (SCC) | SCC · nessun addestramento · riceve quanto necessario per rispondere alle Sue domande all'assistente, compresi gli importi delle paghe quando li richiede, e i giustificativi di spesa sottoposti a lettura automatica |
| Sentry | Monitoraggio degli errori tecnici · facoltativo | Unione europea o Stati Uniti a seconda della regione del progetto (SCC ove applicabile) | I report di errore vengono epurati prima dell'invio: nessun IBAN, nessun codice identificativo nazionale, nessuna retribuzione. Attivo solo se il monitoraggio è configurato. |
| OpenStreetMap Foundation (servizio Nominatim) | Indirizzo di un cantiere inserito dalle Risorse Umane e indirizzo approssimativo di una posizione di timbratura, su richiesta delle Risorse Umane | Regno Unito (decisione di adeguatezza della Commissione europea) | Riceve solo coordinate o un indirizzo da cercare, mai un nome o un identificativo. Al massimo una richiesta al secondo, su azione delle Risorse Umane; Levia HR non conserva nulla. |
| Cloudflare, Inc. (Workers e R2) | Diffusione del film di presentazione nella pagina iniziale | File archiviato nell’Unione europea (giurisdizione UE di R2), distribuito dalla rete mondiale di Cloudflare · società statunitense (SCC) | Riceve l’indirizzo IP della persona che avvia il film, per servire il file e limitare gli abusi. Nessun cookie, nessun account, e nulla viene inviato prima del clic. |
| Microsoft Clarity | Misurazione del pubblico del sito pubblico · solo previo consenso del visitatore | Stati Uniti e Unione europea (Data Privacy Framework, SCC) | Mai installato nell'area riservata. Campi dei moduli oscurati. Nessun cookie pubblicitario. |
I nostri sub-responsabili sono elencati sopra, ciascuno con i propri impegni (accordo sul trattamento, clausole contrattuali standard) nella colonna Conformità. I dettagli sono forniti su richiesta a legal@leviahr.com.
6. Dati biometrici (GDPR Art. 9)
Levia distingue due utilizzi. Per i terminali presenze biometrici (ZKTeco, ad esempio), nessun modello biometrico viene memorizzato presso Levia: resta nel terminale del cliente.
Per questi terminali presenze, Levia memorizza solo:
- Un riferimento "il collaboratore X è registrato sul dispositivo Y" per collegare le timbrature
- L'orario della timbratura
- Il consenso scritto firmato dal collaboratore (PDF in archiviazione crittografata)
Prima di qualsiasi registrazione biometrica, il cliente deve far firmare al collaboratore un modulo di consenso esplicito (generato automaticamente da Levia). In Tunisia, una dichiarazione all'INPDP (legge 2004-63) va prevista prima di qualsiasi uso della biometria, della foto alla timbratura o della geolocalizzazione, qualunque sia l'organico.
Verifica del volto nell'applicazione (disattivata per impostazione predefinita): se l'organizzazione la attiva e il collaboratore vi acconsente personalmente, Levia conserva un modello facciale sotto forma di vettore numerico cifrato, mai la foto. Il confronto avviene nel browser del collaboratore, nessun volto viene inviato a servizi terzi, la revoca del consenso cancella il modello e questa verifica non blocca mai una timbratura.
7. Dati relativi alla salute (GDPR Art. 9)
I certificati medici caricati dai collaboratori (malattia) sono archiviati in forma crittografata e accessibili solo a:
- Il collaboratore stesso
- Il suo responsabile diretto (per l'approvazione dell'assenza)
- Gli HR_ADMIN e ORG_ADMIN della sua organizzazione
Cache HTTP: private, no-store · mai memorizzati nella cache di un proxy intermedio.
8. I Suoi diritti (GDPR Art. 15-22 + leggi locali)
- Diritto di accesso: copia dei Suoi dati in un formato strutturato (CSV, JSON).
- Diritto di rettifica: correzione dei dati inesatti (direttamente da /settings/profile).
- Diritto alla cancellazione (Art. 17): procedura self-service da
/settings/account/delete. I Suoi dati personali diretti (nome, email, telefono, IBAN, CIN, ecc.) vengono anonimizzati immediatamente e tutte le Sue sessioni vengono invalidate. Dispone di 7 giorni per revocare la richiesta. La cancellazione definitiva avviene a G+90 (modello ghost-member). Eccezione di legge: le Sue buste paga restano archiviate senza alcun collegamento identificabile per la durata di conservazione prevista dalla legge del paese del datore di lavoro (10 anni in Tunisia ai sensi del Codice di commercio; in Francia almeno 5 anni, art. L3243-4 del Code du travail). - Diritto alla portabilità: esportazione completa in formato CSV/JSON entro 30 giorni.
- Diritto di opposizione: marketing, profilazione. Disiscrizione con un clic.
- Diritto di limitazione del trattamento: possibile in caso di controversia.
Per esercitare questi diritti: legal@leviahr.com. Risposta entro 30 giorni ai sensi dell'Art. 12 GDPR.
Può presentare un reclamo presso:
- 🇹🇳 INPDP (Tunisia): inpdp.nat.tn
- 🇫🇷 CNIL (Francia): cnil.fr
- 🇲🇦 CNDP (Marocco): cndp.ma
- 🇩🇿 ANPDP (Algeria): autorità in fase di costituzione (legge 18-07 del 10 giugno 2018)
- 🇪🇺 Unione europea: se risiede o lavora in uno Stato membro dell'Unione europea o dello Spazio economico europeo, può inoltre proporre reclamo all'autorità di controllo del luogo in cui risiede abitualmente, del luogo di lavoro o del luogo in cui si è verificata la presunta violazione (Art. 77 GDPR), ad esempio al Garante per la protezione dei dati personali in Italia o all'autorità di protezione dei dati competente in Germania.
9. Sicurezza
- Crittografia a riposo: dischi crittografati (Supabase, Vercel). Campi sensibili ulteriormente crittografati a livello applicativo tramite AES-256-GCM.
- Crittografia in transito: TLS 1.2+ obbligatorio su tutte le route. HSTS attivo.
- MFA: obbligatoria per i ruoli HR_ADMIN, PAYROLL_ADMIN, ORG_ADMIN, Platform Owner. TOTP tramite Google Authenticator/Microsoft Authenticator.
- Audit log: ogni azione sensibile (convalida delle paghe, modifica IBAN, accesso biometrico) viene registrata con mascheramento automatico dei dati crittografati nei payload.
- Test di penetrazione: nessun audit da parte di una società esterna a oggi. I controlli sono interni: revisioni del codice e test automatici dell'isolamento tra organizzazioni.
- Rotazione dei segreti: chiavi di crittografia applicativa ruotate annualmente con migrazione dei dati.
- Backup: un backup settimanale di ogni organizzazione, conservato 90 giorni, con procedura di ripristino documentata.
10. Periodi di conservazione
| Tipo di dato | Durata | Motivo |
|---|---|---|
| Account utente attivo | Per tutta la durata dell'abbonamento del cliente | Esecuzione del contratto |
| Account utente eliminato | 90 giorni, poi eliminazione | Possibilità di recupero |
| Buste paga | Durata legale del paese del datore di lavoro (10 anni in Tunisia, almeno 5 anni in Francia) | Obblighi di legge del datore di lavoro (Codice di commercio TN, art. L3243-4 del Code du travail FR) |
| Contratti di lavoro | 5 anni dalla cessazione del contratto | Codice del lavoro |
| Registro di audit | Stabilita dall'organizzazione, da 30 giorni a 10 anni; in assenza di impostazione, nessuna eliminazione automatica | Conformità GDPR e sicurezza |
| Backup | 90 giorni (backup settimanale) | Ripristino dopo un incidente |
| Log del server | 90 giorni | Rilevamento delle intrusioni |
| Lead di marketing (modulo) | 3 anni dall'ultimo contatto | Follow-up commerciale |
| Dati biometrici (riferimenti) | Finché il collaboratore è attivo + 30 giorni | Storico antifrode |
11. Trasferimenti internazionali
I dati sono ospitati nell'Unione europea (Irlanda, Dublino). Alcuni dei nostri sub-responsabili sono società statunitensi e possono trattare dati negli Stati Uniti; questi trasferimenti sono regolati da clausole contrattuali standard e documentati nel nostro registro dei trattamenti.
L'assistente IA: le Sue domande vengono inviate al nostro fornitore di IA, con sede negli Stati Uniti (vedere la tabella dei sub-responsabili sopra). Non riutilizza i dati dei clienti per addestrare i propri modelli (clausola contrattuale).
12. Minori
Levia non è destinato ai minori di 16 anni. Se viene registrato un minore assunto (ad esempio un apprendista), per la registrazione biometrica è richiesto il consenso dei genitori ai sensi dell'Art. 8 GDPR.
13. Modifiche alla presente informativa
Possiamo modificare la presente informativa. In caso di modifiche sostanziali, informiamo le organizzazioni clienti via e-mail con 30 giorni di preavviso. La versione corrente è sempre datata in cima a questa pagina.
La presente informativa è redatta in lingua francese. Le versioni in altre lingue sono fornite a titolo di cortesia; in caso di divergenze interpretative, prevale la versione francese.
14. Contatti
Levia HR · SaaS · Tunisi, Tunisia
E-mail: legal@leviahr.com · DPO: legal@leviahr.com
Risposta entro 30 giorni.