Software per note spese in Tunisia
Il dipendente fotografa la fattura, l’importo si compila da solo, il responsabile approva e il rimborso arriva in busta paga senza imposte né contributi. Basta scontrini spillati e fogli di calcolo da ricostruire a fine mese.
Cosa fa per Lei il modulo note spese
La fattura viene letta al posto Suo
Basta una foto o un PDF: esercente, data, importo e IVA vengono proposti automaticamente e il dipendente corregge ciò che serve. Una foto scattata con iPhone viene convertita sul telefono prima dell’invio. Lo schermo lo dice prima dell’invio: l’analisi è svolta da un fornitore esterno di intelligenza artificiale, che non utilizza il documento per addestrare i propri modelli.
Massimali che avvisano prima dell’invio
Per categoria, un massimale per spesa e un massimale mensile, oltre all’obbligo o meno di allegare un giustificativo. Il dipendente vede il superamento formarsi mentre inserisce i dati, invece di scoprirlo al rifiuto.
Un’approvazione, poi un rimborso
Per impostazione predefinita il responsabile approva o rifiuta con una motivazione, e il percorso si può cambiare (responsabile poi Risorse Umane, solo Risorse Umane, Risorse Umane oltre un importo); l’ufficio HR segna la spesa come rimborsata. Ogni decisione è registrata nel registro di audit, con autore e marca temporale.
Rimborsato in busta paga, senza imposte né contributi
Le spese rimborsate vengono riprese dalle paghe del mese come indennità non imponibile e non soggetta a contributi. Nessun bonifico a parte da dimenticare, nessun doppio pagamento.
Cosa viene controllato all’inserimento
L’aliquota IVA inserita viene confrontata con le aliquote in vigore nel paese: in Tunisia 0, 7, 13 e 19 %. Un’aliquota che non esiste viene segnalata prima dell’invio, non al momento del controllo contabile.
Una spesa mantiene la propria valuta. Levia non converte nulla in silenzio: una nota non mescola dinari ed euro, perché un tasso di cambio inventato produce un totale plausibile e sbagliato.
Le trasferte e l’indennità chilometrica
Per un tragitto con veicolo personale, il dipendente inserisce i chilometri e l’importo si calcola alla tariffa fissata dalla Sua organizzazione. Finché nessuna tariffa è impostata, lo schermo lo dice e indica chi può impostarla, invece di mostrare un importo vuoto.
Ogni categoria di spesa ha il proprio codice analitico, così il Suo commercialista ritrova le spese per natura senza doverle reinserire.
Da solo o insieme alle paghe
Il modulo note spese si attiva da solo, senza obbligo di prendere anche le paghe. Se è usato con le paghe di Levia, il rimborso arriva direttamente in busta paga; altrimenti le spese si esportano per il Suo consulente.
Per approfondire
Domande frequenti
La fattura viene davvero letta in automatico?
Sì, da una foto o da un PDF. Esercente, data, importo e IVA vengono proposti; il dipendente verifica e corregge prima dell’invio. Un PDF scansionato senza testo viene rifiutato e lo schermo invita a fotografarlo.
Si può fissare un massimale per tipo di spesa?
Sì. Ogni categoria può avere un massimale per spesa, un massimale mensile per dipendente e l’obbligo di allegare un giustificativo. Il superamento viene mostrato durante l’inserimento.
Il rimborso è imponibile?
No. Il rimborso di spese professionali non è uno stipendio: viene versato in busta paga senza ritenuta d’imposta né contributi sociali.
Chi approva una nota spese?
Per impostazione predefinita, il responsabile diretto del dipendente approva o rifiuta, con una motivazione obbligatoria in caso di rifiuto. Lei può impostare un altro percorso: responsabile poi Risorse Umane, solo Risorse Umane, oppure passaggio alle Risorse Umane oltre un importo da Lei stabilito. L’ufficio HR segna poi il rimborso. Nessuno approva la propria spesa.
Bisogna prendere il modulo paghe?
No. Le note spese si attivano da sole. Con le paghe di Levia il rimborso arriva in busta paga; senza, le spese si esportano per il Suo consulente.
È possibile provare prima di impegnarsi?
Sì. Il nostro team configura la Sua organizzazione e importa i Suoi dipendenti, poi Lei dispone di una prova di 30 giorni senza impegno.
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